Organiser un agenda avec efficacité

Objectifs pédagogiques

Compréhension des Principes Fondamentaux :
• Comprendre les principes fondamentaux de la gestion des agendas, y compris l'importance de la planification, de la priorisation et de l'organisation.
Maîtrise des Outils et Techniques :
• Maîtriser les différents outils et techniques utilisés dans la gestion des agendas, tels que les calendriers électroniques, les listes de tâches, et les méthodes de priorisation comme la matrice d'Eisenhower et la méthode GTD.
Analyse des Besoins Individuels :
• Analyser les besoins individuels en matière de gestion d'agenda en fonction des responsabilités professionnelles et des objectifs personnels, et développer des stratégies personnalisées en conséquence.
Amélioration de la Productivité :
• Apprendre à optimiser l'utilisation du temps et à minimiser les pertes de temps en planifiant efficacement les tâches et les rendez-vous, en évitant les doubles réservations et en gérant les interruptions.
Gestion des Priorités :
• Apprendre à hiérarchiser les tâches et les rendez-vous en fonction de leur importance et de leur urgence, et à prendre des décisions éclairées sur la manière de répartir son temps et ses ressources.
Communication et collaboration :
• Comprendre l'importance de la communication et de la collaboration dans la gestion des agendas, notamment en ce qui concerne la coordination des réunions d'équipe et des rendez-vous avec les clients.
Évaluation et Réajustement :
• Être en mesure d'évaluer régulièrement ses pratiques de gestion d'agenda, d'identifier les domaines à améliorer et d'apporter les ajustements nécessaires pour optimiser son efficacité et sa productivité

Programme

Introduction et Présentation  

• Accueil des participants et présentation du formateur.  
• Présentation des objectifs de la formation et des attentes des participants.  
• Icebreaker : Questionner les participants sur leurs défis actuels en matière de gestion d’agenda 

Principes de Base de la Gestion d’Agenda  

• Présentation des principes fondamentaux de la gestion d’agenda.  
• Discussion sur l’importance de la gestion du temps dans un contexte professionnel.  
• Exercice : Classement des priorités à l’aide de cas pratiques.  

Techniques de Gestion d’Agenda  

• Exploration des différentes méthodes pour organiser un agenda efficacement (ex. Eisenhower Matrix, méthode GTD, etc.).  
• Débat en groupe : Avantages et inconvénients de chaque méthode.  
• Exercice pratique : Appliquer une méthode de gestion d’agenda à un scénario fictif.  

Outils et Stratégies pour Optimiser la Gestion du Temps  

• Présentation d’outils numériques et traditionnels pour la gestion d’agenda (ex. Google Agenda, applications de gestion de tâches, planificateurs papier, etc.).  
• Démo : Utilisation des fonctionnalités avancées d’un logiciel d’agenda.  
• Atelier pratique : Configurer et personnaliser un agenda en fonction des besoins individuels.  

Défis et Solutions en Gestion d’Agenda  

• Identification des défis courants rencontrés dans la gestion d’agenda.  
• Brainstorming en groupe : Proposition de solutions et meilleures pratiques.  
• Étude de cas : Analyse et résolution de problèmes spécifiques. 

Plan d’Action et Conclusion  

• Élaboration d’un plan d’action personnalisé pour améliorer la gestion d’agenda.  
• Récapitulation des points clés de la formation et quiz d’évaluation de fin 

Méthode pédagogique

> Etude de cas
> Ateliers.

Modalités d'évaluation

> Quiz
> Evaluation orale.

Intervenant

VICENTE Véronique
Mise en ligne 27/02/2024